Jarkko Ruohola/J-Pnews
VIRRAT
Nykyarjen toimivuuden kannalta vähimmäis-vaatimuksena on pysyä digitaalisuuden kehityksessä mukana, mutta se voi myös mahdollistaa entistä paremman palvelun. Virtain kaupunki on määrätietoisesti vahvistamassa ja monipuolistamassa digitaalisia toimintamallejaan.
- Kaupunkistrategian mukaisesti edistämme kokeiluja. Sähköisten järjestelmien avulla voimme saavuttaa hyötyjä, helpottaa työtehtävien hoitoa, parantaa asiakaspalvelua ja tehostaa toimintaa. Esimerkiksi perinteisesti paperia käytettäessä tiedon tuottaminen, käsittely, siirto ja arkistointi vaativat jopa monen hengen työpanoksen, kun sähköisillä ratkaisuilla voidaan selvitä muutamalla klikkauksella, kaupunginjohtaja Juha Viitasaari avaa.
Tilapalvelut edelläkävijänä asiakaspalvelussa
Tuore esimerkki digitaalisten palveluiden kehittämisestä on teknisellä osaston tilapalveluissa, jossa jatkossa sähköisen kanavan kautta voi jättää kaikkia kaupungin kiinteistöjä koskevia palvelupyyntöjä. Tällaisen epäkohdan tai puutteen voi osoittaa aina puistoista rakennuksiin ja liikuntapaikkoihin.
- Kokeilimme jo sisäisesti Granlund Manager -kanavaa. Systeemi toimi hyvin ja kaupungin eri osastot alkoivat hyödyntää sitä heti yllättävänkin aktiivisesti. Nyt on meidän vastuullamme, että tarpeet tulevat täytettyä, kiinteistöpäällikkö Jussi Lähteenmäki kertoo.
Granlundin Managerin avulla töiden organisointi ja resurssien tarpeen arviointi ja kohdentaminen helpottuvat. Tehtäviä on helpompi seurata ja hallita niiden kirjautuessa yhteen yhteiseen kokonaisuuteen. Jokainen työntekijä pääsee järjestelmään näkemään sinne tehdyt palvelupyynnöt.
- Palveluiden siirtyessä digiaikaan helpotamme asioiden järjestelyä. Palvelupyyntöjen lisäksi myös huoltokirjat ja huoltodokumentit kulkevat puhelimessa taskussa aina mukana. Sikäli se helpottaa työnjohtoakin, kiinteistönhoitaja Risto Lehtinen huomauttaa.
Palvelupyynnön voi tehdä kuka tahansa ja mistä vain suoraan järjestelmään kaupungin etusivulta löytyvän linkin kautta. Järjestelmä ja siihen kirjautuvat tiedot tuovat lisää työkaluja suunnitelmallisuuteen ja oikea-aikaisuuteen sekä välillisesti toiminnan kehittämiseen saadaan tietoa.
Jatkoa seuraa
Digikehittäminen ei ole täysin uutta ja kaupungilla on sisäisesti käytössä vastaavankaltainen palvelupyyntöjen toimintamalli muun muassa tietohallinnossa. Myös muuta kehitystä on luvassa.
- Tässä vaiheessa palvelu koskee rajatusti kiinteistöasioita. Jos kokeilu onnistuu, voimme laajentaa käytäntöä muuallekin. Myös muita digiaskelia on valmisteilla, Viitasaari jatkaa.
Seuraava askel otetaankin loppuvuoden aikana, kun taloushallinnossa siirrytään uuteen palkanhallintajärjestelmään. Sen mukana tuleva hr-järjestelmä mahdollistaa muun muassa sähköisten matkalaskujen, loma-anomusten ja muidenkin tietojen käsittelyn merkittävästi nykyistä laajemmin. Uudistuksen myötä siirrytään sähköisiin toimintoihin, jolloin paperilomakkeita poistuu käytöstä ja asioiden kirjaaminen ja käsittely automatisoituu.
Jatkotyötä ja tulevaisuuden uusia ratkaisuja edesauttavat tänä vuonna muodostetut kumppanuudet julkisomisteisten talous- ja tietohallinnon erityisosaajien Monetra Pirkanmaa Oy:n ja Istekki Oy:n kanssa. Nämä tarjoavat pääsyn työkaluihin ja asiantuntemukseen, jotka avaavat uusia ovia kehitykselle. -jr
